Waarom steeds meer Belgische bedrijven de cloud telefooncentrale omarmen

Een doeltreffende en betrouwbare manier van communiceren is een hoeksteen van elk succesvol bedrijf. Op wolken gebaseerde telefoonsystemen, ook bekend als bellen via internet of Voice over Internet Protocol (VoIP), zijn erg populair geworden door de toegenomen alomtegenwoordigheid van cloud opslag in alle aspecten van het bedrijfsleven, maar ze zijn misschien niet voor iedereen geschikt. Lees verder om te zien of het iets voor jou is.

Wat is een cloud telefoon?

Een op de wolk gebaseerde telefooninstallatie, of cloud phone, is een telefoondienst waarmee je over het internet kunt bellen in plaats van via een traditionele analoge telefoon die koperdraden of optische vezels gebruikt om een verbinding tot stand te brengen. Cloud telefoons worden gehost in een of meer off-site beveiligde datacentra.

Deze telefoonsystemen kunnen gebruikt worden met een verscheidenheid aan toestellen, waaronder traditionele telefoons met adapters, smartphone apps, computersoftware of telefoons met VoIP-ondersteuning. In plaats van software te onderhouden via een server zoals een priv├ę telefooncentrale (PBX) op het terrein, worden alle informatie en gegevens in de cloud opgeslagen. Dit helpt je besparen op duur onderhoud en updates, omdat alles in de cloud gemakkelijk kan worden bijgewerkt. 

Een cloud telefoonsysteem vs. een traditioneel telefoonsysteem

Traditionele telefoontoestellen werken door telefoonsystemen met het openbare netwerk te verbinden. Deze netwerken gebruiken ISDN. In modernere opstellingen kunnen traditionele telefoons werken via VoIP, dat de telefoonlijnen via internetverbindingen laat lopen.

Cloud telefoonsystemen gaan verder met het concept. De telefoons worden helemaal niet via traditionele netwerken geleid. In plaats daarvan wordt de spraakcommunicatie via een gehost internetsysteem geleid. Traditionele telefoontechnologie kan gebruikt worden, maar het is niet nodig. In plaats daarvan kan elk computer toestel cloud bellen gebruiken voor spraakcommunicatie. Doorgaans is cloudgebaseerde spraak goedkoper dan traditionele telefoonlijnen of VoIP, omdat het gebundeld kan worden met extra clouddiensten. Cloud calling is een goedkope hulpbron voor aanbieders.

Tip: Een telefoonsysteem dat werkt op elke locatie

Hoe werken cloudgebaseerde telefoonsystemen?

Cloud-gebaseerde telefoonsystemen werken door je stem op te splitsen in kleine digitale pakketjes die als gegevens over het internet naar de ontvanger van het gesprek worden gestuurd. Een cloud-gebaseerde PBX wordt gebruikt om het gesprek te routeren.

Cloud-gebaseerde telefoonsystemen zijn op verschillende manieren toegankelijk, zodat ze door iedereen met een internetverbinding gebruikt kunnen worden. Je kunt cloud-gebaseerde gesprekken voeren via

– Een traditionele telefoon met een VoIP adapter. De adapters steek je in een telefoonstopcontact in de muur of rechtstreeks in je router.

– Een computer (d.w.z. een “softphone”). Er zijn veel programma’s of toepassingen waarmee je over het internet telefoongesprekken kunt voeren, waaronder Skype, Google Voice en Apple FaceTime.

Een smartphone. Met je smartphone kun je apps downloaden zoals Google Voice of Skype om internetgesprekken te voeren.

Een speciale VoIP telefoon. Deze zien eruit als traditionele analoge telefoons, maar verbinden rechtstreeks met een computernetwerk in plaats van met een telefoonlijn.

Kenmerken van een cloud telefoon

Een van de belangrijkste trekpleisters van cloud-gebaseerde telefoonsystemen zijn de vele functies die ze bieden. Analoge telefoons kunnen enigszins beperkt zijn in hun mogelijkheden, terwijl cloud telefoons in staat zijn om functies toe te voegen en bij te werken naarmate ze beschikbaar komen. Dit zijn enkele van de functies.

Unified communications: Een unified communications oplossing consolideert je bedrijfstelefoonsysteem, voicemail, instant message of chat, videoconferencing en faxen, en kan ook integreren met e-mail, web apps, sociale media, en hulpmiddelen zoals een CRM.

Videoconferencing: Nu werken op afstand steeds gewoner wordt, hebben bedrijven betrouwbare en gemakkelijk toegankelijke oplossingen voor videoconferencing nodig. Veel cloud-gebaseerde telefoonsystemen bieden videoconferenties als onderdeel van hun pakketten, zodat je er niet extra voor hoeft te betalen als een extra functie.

Internationaal bellen: Omdat cloud telefoons op internet gebaseerd zijn, betaal je geen interlokale kosten als je internationale gesprekken plaatst of ontvangt. Lange-afstand en internationaal bellen zijn als gratis functies inbegrepen in de meeste cloud telefoonpakketten.

Oproepen doorschakelen: Oproepen doorschakelen neemt oproepen naar een nummer en leidt ze door naar een andere lijn. Cloud-gebaseerd doorschakelen werkt in wezen net als traditioneel doorschakelen. De dienst stelt gebruikers in staat gesprekken naar een enkele lijn te consolideren, ook als het nodig of belangrijk is om gesprekken via specifieke telefoonnummers te leiden.

Tip: Vast nummer op mobiel: je gesprekken rechtstreeks op je mobiele telefoon

Overal bellen: Ook bekend als “never miss a call” of “find me, follow me,” stelt deze functie gebruikers in staat om op meerdere toestellen oproepen te ontvangen of te plaatsen vanaf hetzelfde nummer. Met deze functie gaan, als het werknummer gebeld wordt, bijvoorbeeld zowel het bureau als de smartphone van de gebruiker over, en de gebruiker kan kiezen welk toestel hij wil beantwoorden. Je kunt ook gesprekken tussen toestellen doorverbinden.

Kunstmatige intelligentie: AI dringt door in bijna elk aspect van het moderne leven, en cloud telefoons vormen daarop geen uitzondering. Aanbieders van cloud systemen gebruiken AI om klantenservice te verlenen en functies uit te voeren als spraak-naar-tekst en sentimentanalyse.

Author: RvE